ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΕΡΓΟΔΟΤΩΝ ΚΟΙΝΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ

Υπόχρεοι απογραφής:

Κάθε εργοδότης που απασχολεί πρόσωπο ή πρόσωπα που υπάγονται στην ασφάλιση του ΙΚΑ ή στην ασφάλιση των φορέων ή των κλάδων και λογαριασμών των οργανισμών κοινωνικής πολιτικής (ΟΑΕΔ, ΟΕΚ κ.λ.π.) των οποίων τις εισφορές εισπράττει ή συνεισπράττει το ΙΚΑ, υποχρεούται να απογράφεται στο Μητρώο Εργοδοτών του ΙΚΑ.

Πότε υφίσταται η υποχρέωση απογραφής:

Με την έναρξη της απασχόλησης προσωπικού που υπάγεται στην ασφάλιση του ΙΚΑ σύμφωνα με τα παραπάνω.

Τόπος απογραφής – αρμόδιο υποκατάστημα ΙΚΑ:

Ο εργοδότης υποβάλλει την αίτηση απογραφής στο Υποκατάστημα ή Παράρτημα ΙΚΑ στην ασφαλιστική περιοχή του οποίου βρίσκεται η έδρα της επιχείρησης του. Αν ο εργοδότης διατηρεί περισσότερες εγκαταστάσεις σε διάφορες ασφαλιστικές περιοχές, υποχρεούται από 1/1/2002 να τις απογράφει στο Υποκατάστημα ή Παράρτημα ΙΚΑ στην ασφαλιστική περιοχή του οποίου βρίσκεται η έδρα της επιχείρησης. Καθιερώνεται, δηλαδή, η ενιαία απογραφή έδρας και παραρτημάτων της επιχείρησης με απόδοση ενός μοναδικού Αριθμού Μητρώου (ΑΜΕ) τόσο για την έδρα, όσο και για τα παραρτήματά του.

Διαδικασία απογραφής:

Η διαδικασία απογραφής υποστηρίζεται από ειδικό έντυπο με τίτλο “Αίτηση – Δήλωση Απογραφής Εργοδότη”, το οποίο χορηγείται από οποιοδήποτε Υποκατάστημα ή Παράρτημα του ΙΚΑ, ενώ είναι διαθέσιμη και στο δικτυακό τόπο του Ιδρύματος.

Η “Αίτηση – Δήλωση Απογραφής Εργοδότη”, η οποία περιέχει στοιχεία του εργοδότη (γενικά στοιχεία, στοιχεία δραστηριότητας, έδρας, παραρτημάτων και υπευθύνων) και στοιχεία απασχολουμένων, υποβάλλεται πλήρως συμπληρωμένη “εις διπλούν” στο Τμήμα Εσόδων του Υποκαταστήματος ή Παραρτήματος ΙΚΑ, στην ασφαλιστική περιοχή του οποίου βρίσκεται η έδρα της επιχείρησής του, συνοδευόμενη από τα παρακάτω δικαιολογητικά:

Α. Στοιχεία Εργοδοτών

Για Φυσικό πρόσωπο:

• φωτοαντίγραφα της βεβαίωσης έναρξης εργασιών της οικείας Δ.Ο.Υ. και της αστυνομικής ταυτότητας ή του διαβατηρίου του εργοδότη.

Για μη Φυσικό πρόσωπο:

• φωτοαντίγραφα της βεβαίωσης έναρξης εργασιών της οικείας Δ.Ο.Υ. (ή οποιουδήποτε άλλου επίσημου στοιχείου, από το οποίο να προκύπτει ο Α.Φ.Μ. του και ο κωδικός δραστηριότητάς του) και των αστυνομικών ταυτοτήτων ή των διαβατηρίων των προσώπων που διοικούν/εκπροσωπούν την επιχείρηση.

Επιπλέον, ανάλογα με τη νομική μορφή της επιχείρησης απαιτούνται:

• Για Ο.Ε. και Ε.Ε.: φωτοαντίγραφα του εταιρικού, που κατατέθηκε στο οικείο Πρωτοδικείο. – Για Ε.Π.Ε.: φωτοαντίγραφα καταστατικού και Φ.Ε.Κ. (περίληψη δημοσίευσης καταστατικού).
• Για Α.Ε.: φωτοαντίγραφα καταστατικού και Φ.Ε.Κ. (περίληψη δημοσίευσης καταστατικού) ή της ανακοίνωσης καταχώρησης, στο οικείο Μητρώο Ανωνύμων Εταιρειών (Μ.Α.Ε.) της Υπηρεσίας του Υπουργείου Εμπορίου της αρμόδιας Νομαρχίας, της διοικητικής απόφασης για τη σύσταση της εταιρείας και την έγκριση του καταστατικού της.

Σε περίπτωση που έχουν επέλθει αλλαγές στη σύνθεση του Διοικητικού Συμβουλίου, πρέπει να κατατίθεται και φωτοαντίγραφο της ανακοίνωσης καταχώρησης στο Μ.Α.Ε. του πρακτικού της Γενικής Συνέλευσης ή του Διοικητικού Συμβουλίου, το οποίο αφορά την εκλογή νέου Διοικητικού Συμβουλίου ή την αντικατάσταση μέλους του, αντιστοίχως.

Για Κοινοπραξία:

• φωτοαντίγραφο του συστατικού εγγράφου της κοινοπραξίας που κατατέθηκε στην οικεία Δ.Ο.Υ. (και των κατά περίπτωση δικαιολογητικών, αναλόγως της νομικής μορφής των κοινοπρακτούντων μελών, όπως αναφέρονται παραπάνω).

Για αυτοκίνητα (ταξί, φορτηγά, λεωφορεία):

• φωτοαντίγραφα της ειδικής άδειας κυκλοφορίας του οχήματος, της αστυνομικής ταυτότητας ή του διαβατηρίου του ιδιοκτήτη και της βεβαίωσης έναρξης εργασιών της οικείας Δ.Ο.Υ.

Για διαχείριση πολυκατοικίας:

• φωτοαντίγραφα των αστυνομικών ταυτοτήτων ή των διαβατηρίων του διαχειριστή και όλων των συνιδιοκτητών.

Β. Στοιχεία Απασχολούμενων 

• Φωτοαντίγραφα των συμβάσεων εργασίας, κατά το Π.Δ. αριθ. 156/94 (ΦΕΚ αριθ. 102/τ.Α’/5-7-94), των απασχολουμένων ή Κατάσταση απασχολουμένων θεωρημένη από την Επιθεώρηση Εργασίας. Φωτοαντίγραφα των συμβάσεων εργασίας μειωμένης ή εκ περιτροπής απασχόλησης, για όσους εργαζόμενους απασχολούνται με καθεστώς μειωμένης ή εκ περιτροπής απασχόλησης, (Ν. 2639/98).
• Φωτοαντίγραφα των καρτών πρόσληψης του προσωπικού. Τ’ ανωτέρω δικαιολογητικά, που αφορούν τα στοιχεία των απασχολουμένων,

εάν δεν είναι διαθέσιμα κατά την απογραφή, προσκομίζονται αργότερα, ενώ η απογραφή γίνεται κανονικά.

Απόδοση Αριθμού Μητρώου Εργοδότη (ΑΜΕ):

Η εγγραφή της επιχείρησης στο Μητρώο Εργοδοτών πραγματοποιείται άμεσα και αποδίδεται ο Αριθμός Μητρώου Εργοδότη (ΑΜΕ) μέσω ειδικού εντύπου με τίτλο “Έντυπο Απόδοσης ΑΜΕ”. Στο έντυπο αυτό καταχωρίζονται και τα τυχόν παραρτήματα επαγγελματικών εγκαταστάσεων της επιχείρησης με αύξουσα αρίθμηση.

ΕΦΚΑ

Η διαδικασία της εγγραφής, αποτελεί προϋπόθεση για την χρήση των Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών προς Εργοδότες με στόχο:

• Τη βελτίωση της συναλλαγής με τον ΕΦΚΑ 
• Την εξάλειψη της ανάγκης για φυσική παρουσία του συναλλασσομένου στις υπηρεσίες του ΕΦΚΑ.

Η διαδικασία αυτή εντάσσεται στην κατηγορία της «Προσωποποιημένης Συναλλαγής (personalized transaction)» και υιοθετεί τα σύγχρονα πρότυπα ασφάλειας και προστασίας των στοιχείων του συναλλασσομένου.

Εγγραφή-Πιστοποίηση Η διαδικασία εγγραφής-πιστοποίησης ολοκληρώνεται με τις ακόλουθες ενέργειες:

1. Στο 1ο βήμα εγγραφής στις Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες προς Εργοδότες του ΕΦΚΑ θα πρέπει να δηλωθεί η διεύθυνση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου (e-mail), προκειμένου να σας αποσταλεί σε αυτήν αυτόματο μήνυμα, με έναν προσωρινό κωδικό πρόσβασης, καθώς και μια ηλεκτρονική διεύθυνση (URL), η οποία θα σας οδηγήσει στο 2ο βήμα εγγραφής. 

2. Στο 2ο βήμα εγγραφής και αφού συμπληρώσετε ξανά το e-mail σας και τον προσωρινό κωδικό πρόσβασης, θα οδηγηθείτε σε φόρμα για την συμπλήρωση των στοιχείων απογραφής του Εργοδότη ή του Οικ/κού έργου. 3. Μετά την καταχώρηση της αίτησης εγγραφής σας, αυτή θα ελεγχθεί και θα σας αποσταλούν σε δεύτερο χρόνο οι κωδικοί πρόσβασης (Username, PIN και PUK) με απαντητικό e-mail. Η αυτόματη διαδικασία ελέγχου των αιτήσεων πραγματοποιείται τρεις φορές την ημέρα, σε εργάσιμες ημέρες και ώρες.

ΠΡΟΣΟΧΗ !!

Επισημαίνεται ότι από 01/03/2010 οι εργοδότες Οικοδομικών και Τεχνικών Έργων θα πιστοποιούνται:

• για κάθε οικοδομικό έργο το οποίο εκτελούν εφόσον είναι υπόχρεοι καταβολής εισφορών.
• με την επωνυμία, το ΑΦΜ και τον ΑΜΟΕ τα οποία έχουν αποδοθεί με το έντυπο «Απόδοσης Αριθμού Μητρώου Οικ/κού Έργου» από το Υποκ/μα Απογραφής.

Εάν πρόκειται για Ιδιωτικό Τεχνικό ή Δημόσιο Έργο πιστοποιείται ο ανάδοχος του έργου. Εάν τμήμα του έργου εκτελεστεί υπεργολαβικά και οι υπεργολάβοι θα υποβάλουν ΑΠΔ για τους εργατοτεχνίτες οικοδόμους που απασχολούν τότε,

• ο ανάδοχος θα πρέπει να δηλώνει τα στοιχεία τους (Επωνυμία και ΑΦΜ) και
• οι υπεργολάβοι να δηλώνουν εκτός από τα στοιχεία τους (Επωνυμία και ΑΦΜ), τα στοιχεία του έργου και του αναδόχου προκειμένου να πιστοποιηθούν.

Μετά την λήξη της κάθε εργολαβίας ο ανάδοχος θα πρέπει να ενημερώνει το σύστημα με διαγραφή συγκεκριμένου υπεργολάβου.

Προστασία των διακινούμενων στοιχείων

Οι πληροφορίες που διακινούνται μέσω των Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του ΕΦΚΑ προστατεύονται με κρυπτογράφηση σύμφωνα με τα σύγχρονα πρότυπα. 

Για λόγους ασφαλούς λειτουργίας των ηλεκτρονικών συναλλαγών, ο κωδικός ονόματος και τα συνθηματικά (PIN, PUK) που εκδίδονται για κάθε χρήστη είναι μοναδικά και προσωπικά για αυτόν. 

Κάθε εργοδότης που εγγράφεται στις Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες είναι υπεύθυνος για τις ηλεκτρονικές συναλλαγές που πραγματοποιούνται με χρήση των κωδικών του.

Η ευθύνη αυτή υφίσταται ακόμα και εάν ο εργοδότης αποφασίσει με δική του ελεύθερη επιλογή, να γνωστοποιήσει τον κωδικό και το συνθηματικό στο Φοροτέχνη ή Λογιστή μέσω του οποίου διενεργεί τις ηλεκτρονικές συναλλαγές.

Σημειώνεται ότι το PIN μπορείτε να το αλλάζετε όποτε επιθυμείτε.

Σε περίπτωση απώλειας του PUK ή μη ηθελημένης γνωστοποίησης του σε τρίτους θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την υπηρεσία παρακολούθησης ηλεκτρονικών υπηρεσιών, αποστέλλοντας μήνυμα μέσω της φόρμας “ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ”.